Gratis reserveringssoftware is verleidelijk en soms precies goed. Het wordt duur op het moment dat je groeit: dan mis je één functie, ga je die met de hand oplossen, en betaal je met je avonden in plaats van met je pinpas.

Wat je meestal wél krijgt

Online boeken via een link of widget, een agenda, en bevestigingsmails. Voor een zzp’er met tien tot twintig boekingen per maand is dat genoeg om van je telefoon af te komen, en dat is de grootste winst die er te halen valt.

Waar het knelt

Sms-herinneringen, online betalen en aanbetalingen, een koppeling met je kassa, meerdere medewerkers of locaties, en het verwijderen van de vermelding van de leverancier. Precies die functies zitten in de betaalde laag, en het zijn er twee die direct geld opleveren: herinneringen tegen no-shows en aanbetalingen bij dure afspraken.

Situatie	Gratis is genoeg
Enkele boekingen per week	Ja
Regelmatig no-shows	Nee, herinneringen verdienen zich terug
Meerdere medewerkers	Nee, agenda’s lopen vast
Dure of lange afspraken	Nee, je wilt kunnen laten aanbetalen

Reken het om naar uren

Kost een betaalde versie 30 euro per maand en scheelt hij je twee uur handwerk, dan is het antwoord duidelijk zodra je je eigen uur op meer dan 15 euro waardeert. Zo simpel is de afweging meestal, en zo zelden wordt hij zo gemaakt.

Waar gratis onderschat wordt

Er wordt vaak gedaan alsof gratis versies een lokkertje zijn met opzettelijke beperkingen. Voor een startende ondernemer met weinig volume zijn ze gewoon prima, en het is verstandiger om drie maanden gratis te draaien dan meteen een abonnement te nemen voor functies die je nog niet gebruikt. Kijk pas naar betaald zodra je merkt dat je iets handmatig oplost dat het systeem zou moeten doen.

Noteer vandaag wat je met de hand doet

Eén week lang: elke keer dat je zelf een bericht stuurt, een agenda overtypt of een betaling naloopt, zet je een streepje. Aan het eind van de week weet je wat je gratis versie je kost — en dat getal, niet de functielijst, bepaalt of overstappen loont.